（一）所函送資料要齊全，紙本及電子檔一起函送，函送時資料應含：

1. 文物獨立照片檔（不能只有文物基本資料表中之現況照片）
2. 獄政文物基本資料表
3. 獄政文物蒐集清冊。各八大責任監獄尚應函送所屬矯正機關蒐集獄政文物績效評分彙整表。

（二）所函送資料格式要一致（word檔）。
（三）獄政文物基本資料表、獄政文物蒐集清冊內所有欄位均應填寫。
（四）文物分類應詳細清楚。
（五）『文物說明』乙欄：本欄係文物基本資料表最為重要之部分，亦是最難寫之欄位，請各填寫人依文物性質，就其『年份、含意（或歷史典藏價值）、使用場合（或所具矯正功能何在）、效用（或時代存在意義）…等詳細研究填寫，以免本監無多餘人力考究下，影響文物審查，日後該文物展出時，無法讓參觀者了解該文物之來龍去脈，失去展示意義。
舉例如下：

1. 簿冊、書卷類：如只填具該簿冊、書卷名稱，而不做內容、意義說明，無從清楚部冊內涵與蒐集意義（除非整卷均有特色，否則展出時，只針對特色部分書頁展出）。
2. 照片類：如只簡單記載該照片名稱而無年代、出處、內容、歷史背景意義與價值，則該照片展出時參觀者如霧裡看花，無法了解時代意義。
3. 作業技訓文物類：只記載該文物名稱，如：只填寫『印刷板機具，約民國60年使用』。卻無解說於何場合，何人使用，為何該印刷機具有保存價值，使用時代背景…等。
4. 戒護文物類：只記載該文物名稱、年代，如：『腳鐐，民國50至70年代使用』，無解說其矯正功能，該戒具當時的使用情形，是否有相關使用時機規定，由那一類職員使用，對象為誰，如何使用，如何解除…等更詳細之說明。
5. 醫療衛生文物類：常將整組醫療文物概予名稱、年代，如：『約民國50年初期，牙科醫師醫療工具組』，如能補充說明當時使用狀況，收容人須經何種程序方得接受該醫療或當時醫師入監醫療情形，約聘或常駐，當時監內醫療困境…等，可更了解該文物的典藏價值。